Χρήσιμες συμβουλές για τη διαδικασία της απογραφής

Καθώς πλησιάζουν οι χριστουγεννιάτικες γιορτές και η Πρωτοχρονιά, οι αποθηκάριοι και οι άνθρωποι των logistics γενικότερα, σκέφτονται την διαδικασία της απογραφής, διεργασίας απαραίτητης για το κλείσιμο του έτους που αποτελεί και την τελευταία εργασία που συντελείται στην αποθήκη ή την επιχείρηση.

Στην απογραφή εμφανίζονται όλα τα σφάλματα που έγιναν κατά την διάρκεια του έτους, εφόσον πραγματοποιείται φυσική καταγραφή των κωδικών μιας επιχείρησης και συγκρίνεται με τα λογιστικά αποθέματα. Η συγκεκριμένη εργασία απαιτεί ιδιαίτερο χρόνο και χρήσιμο θα ήταν να γίνεται έξυπνα, λιτά, αξιόπιστα και γρήγορα.

Τα συχνότερα λάθη που συναντά κανείς στην απογραφή είναι τα εξής:

– Λάθος ποσοτικής μέτρησης αποθέματος.
– Ο κωδικός μετριέται ως άλλο είδος (διπλό λάθος εφόσον και το αντίστοιχο διορθωμένο απογράφεται λάθος).
– Σύγχυση στην μονάδα μέτρησης (σετ, πακέτο, πεντάδα κ.λπ.).
– Απογραφή σε τεμάχια αντί κιβώτια ή το αντίθετο.
– Δεν έχει γίνει εκπαίδευση στο προσωπικό-κατάρτιση εγχειριδίου απογραφής.
– Δεν υπάρχει φιλικό μενού απογραφής.
– Μη προσεκτικός χειρισμός των αποθεμάτων από τις εσωτερικές μετακινήσεις κατά την περίοδο απογραφής.
– Σύγχυση από έκτακτες παραγγελίες ή παραγγελίες που δεν παραδόθηκαν και απομένουν σε επιφανειακούς αποθηκευτικούς χώρους.
– Αχαρακτήριστα αποθέματα σε χώρους εκτός συλλογής και στοκ.
– Παραλαβές από το εξωτερικό ή μακρινό μέρος που παρελήφθησαν μετά τις πρώτες ημέρες του νέου έτους.
– Σύγχυση των απογεγραμμένων με των εμπορεύσιμων στην περίπτωση που δεν υπάρχει οριοθετημένη περίοδος απογραφής.

Υπάρχει λοιπόν το ερώτημα μπορεί να γίνει γρήγορη και αξιόπιστη απογραφή;
Η απογραφή μπορεί να αποτελέσει για την επιχείρηση και την αποθήκη εργασία χωρίς κόστος, να γίνεται αξιόπιστα και γρήγορα και βέβαια να μην χάνονται πωλήσεις κατά την διάρκεια της απογραφής. Θα πρέπει να απαντήσουμε στα παρακάτω ερωτήματα (οι απαντήσεις αποτελούν και τα χρυσά στάδια της απογραφής) και εφόσον αναγνωρίσουμε τι θέλουμε σχεδιάζουμε την απογραφή.
– ΣΤΑΔΙΟ ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑΣ
– ΟΡΙΣΜΟΣ ΤΙ ΘΑ ΑΠΟΓΡΑΨΩ;
– ΠΟΥ; ΠΟΤΕ; ΠΩΣ; ΠΟΙΟΣ;
– ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΕΝΑΡΞΗΣ ΑΠΟΓΡΑΦΗΣ
– ΚΑΤΑΜΕΤΡΗΣΗ
– ΕΝΤΟΠΙΣΜΟΣ ΑΠΟΚΛΙΣΕΩΝ ΜΕΤΑΞΥ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΜΕΝΟΥ ΚΑΙ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΠΟΘΕΜΑΤΟΣ
– ΕΠΑΝΕΛΕΓΧΟΣ
– ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΤΑΚΤΟΠΟΙΗΣΗ

1. τακτοποίηση από συνεργεία των κωδικών στα επίπεδα των ραφιών ανά είδος με εμφάνιση του barcode προς τα έξω,
2. καθαριότητα από άδειες κούτες ή άλλα αντικείμενα που είναι άσχετα στο ράφι,
3. εντοπισμός πεσμένων κωδικών,
4. απογραφή άδειων θέσεων σε θέσεις συλλογής και storage.

Εφόσον εφαρμόζεται η abc ανάλυση των κωδικών και γίνονται περιοδικές απογραφές κατά την διάρκεια του έτους δεν απαιτείται η απογραφή στους ταχυκινήτους κωδικούς, καθώς και στους νεκρούς κωδικούς

Τι θα απογράψω;
1. Διαχωρισμός.
2. Σε περιοχή συλλογής picking area.
3. Σε περιοχή στοκ, stock area.
4. Επικρατέστερα λάθη στην περιοχή συλλογής, εφόσον η εργασία εκτελείται σε μικρότερες μονάδες πώλησης αντί των κιβώτιων που απαιτείται στο στοκ (ψυχωμένο, κιλά).

Πότε θα απογράψω;
1. Η απογραφή στην πραγματοποιείται τις δυο-τρεις ήμερες στο τέλος του έτους ή στις πρώτες ήμερες του νέου έτους. Βέβαια όσο η αποθήκη παραμένει κλειστή χάνονται πωλήσεις και άρα πρέπει σύντομα να ανοίξει.
2. Χρήσιμο θα ήταν να γίνονται περιοδικές απογραφές, έτσι ώστε να μην επιτρέπουμε την παραμονή λανθασμένων πληροφοριών σε απόθεμα. Άλλωστε οι καθημερινοί έλεγχοι και τα reports στο τέλος κάθε ημέρας μας βοηθά να εντοπίζουμε περίπου την λάθος εξαγωγή.

Που θα απογράψω;
1. Διαχωρισμός γεωγραφικών ζωνών.
2. Σε περιοχή συλλογής picking area.
3. Σε περιοχή στοκ, stock area.

Πως θα απογράψω;
1. Χρήση τερματικών ή λίστα απογραφής.
2. Βάση θέσεων location με προϋπόθεση εξαγωγής θέσεων που δεν έγινε απογραφή και ξεχαστήκαν.
3. Στην απόκλιση θα εμφανιστούν όλες οι διαφορές μεταξύ πραγματικής και συστημικής και οι ξεχασμένοι κωδικοί.

Ποιοι θα απογράψουν;
1. Ποιοι θα επιλεχτούν να απογράψουν από το προσωπικό.
2. Ανάλογα με τον αριθμό εργαζομένων από απασχολεί η αποθήκη θα γίνουν και τα ανάλογα συνεργεία απογραφής.

ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ
Τη μεγαλύτερη σημασία στην απογραφή λαμβάνει το χρησιμοποιούμενο μηχανογραφημένο πρόγραμμα, το πόσο ανταποκρίνεται και προσαρμόζεται στις ανάγκες τις κάθε εταιρείας. Στη βέλτιστη λειτουργία του δίνει:
– Δυνατότητα καταχώρησης απογραφής σε νέα βάση με ευελιξία σύγκρισης της πραγματικής φυσικής καταμέτρησης με την πάλαια του συστήματος.
– Δυνατότητα εξαγωγής στατιστικών παρέχοντας ουσιαστικές πληροφορίες ελέγχου.
– Απλό μενού με σκανάρισμα της θέσης και των ειδών καταχωρώντας τις ποσότητες.
– Σε περιπτώσεις δεσμευμένου συστήματος αποθήκευσης να παρέχει πληροφορία σε περίπτωση απογραφής λάθους κωδικού σε λάθος θέση συλλογής.
– Ισχύ του παραπάνω στο στοκ με δυνατότητα σκαναρίσματος sscc
– Λιτές επιφάνειες εργασίας χωρίς περιττές πληροφορίες.