Tο αποτέλεσμα ήταν ένα "customized" συμβόλαιο για ένα σύστημα διαχείρισης (κατόπιν παραγγελίας) ικανό να λειτουργεί ως κεντρικό διασυνδετικό στοιχείο και να συντονίζει όλα τα συνδεδεμένα πεδία, όπως το σχεδιασμό, τις διαδικασίες που αφορούν στα υλικά, την παραγωγή και τις αναλήψεις υπεργολαβιών. Αυτό όχι μόνο έπρεπε να οδηγήσει στην αναδιάρθρωση, αλλά απαιτούσε και την ύπαρξη ενός λογισμικού εργαλείου ικανού να σχεδιάζει και να διαχειρίζεται τις προβλεπόμενες διαδικασίες. Από τότε, η Orthomol σχεδιάζει και διαχειρίζεται αποτελεσματικά τόσο την παραγωγή όσο και το δίκτυο εφοδιασμού της, εφαρμόζοντας το πρότυπο λογισμικό wayRTS (real time simulation) της γερμανικής εταιρείας συστημάτων λογισμικού Wasserman.

Μια μικρή αναδρομή
Η Orthomol δραστηριοποιείται από το 1992 στον τομέα της ορθομοριακής ιατρικής και ειδικά στην ανάπτυξη και πώληση, κατόπιν ιατρικής διάγνωσης, μικροθρεπτικών συμπληρωμάτων σε "ισορροπημένες" δόσεις, σε μορφή κόκκου, ταμπλέτας, κάψουλας ή υγρού. Η διαφορά στις δοσολογίες σημαίνει ότι τα μεμονωμένα προϊόντα ποικίλλουν σε μεγάλο βαθμό, καθώς για όλα ακολουθούνται διαφορετικά βήματα παραγωγής, ενώ κάποιες φορές χρησιμοποιούνται και χειρωνακτικές μέθοδοι συσκευασίας. Η ποικιλία των καναλιών διανομής για την πώληση και η απευθείας αποστολή σε φαρμακεία έπρεπε να ληφθούν υπí όψιν σε ό,τι αφορά τα logistics. Όλα τα παραπάνω έκαναν τη διαδικασία σχεδιασμού της παραγωγής περίπλοκη. Όπως επισημαίνει ο κ. Michael Hugger, technical production manager της Orthomol: «Οι προτάσεις για παραγγελίες για την αγορά προϊόντων γίνονταν με τη χρήση δεδομένων από το βασισμένο σε MRP σύστημα σχεδιασμού παραγωγής του Rick ERP. Χάρη στις λίστες περιεχομένων, το τμήμα παραγωγής είχε τη δυνατότητα να σχεδιάσει και να μετρήσει για πόσο διάστημα θα διαρκούσε το στοκ, αν οι προβλεπόμενες πωλήσεις αναπτύσσονταν με ακρίβεια».

Πολλές παραδόσεις - χαμηλό στοκ
Ωστόσο, δεν ήταν πλέον εφικτή η ικανοποιητική διαχείριση του σχεδιασμού παραγωγής με βάση αυτή τη διαδικασία, με αποτέλεσμα να γίνεται ολοένα και πιο δύσκολη η εξισορρόπηση μεταξύ του μεγάλου αριθμού παραδόσεων και των χαμηλών επιπέδων στοκ. Ο κ. Hugger παρουσιάζει κάποια παραδείγματα: «Οι καμπάνιες πωλήσεων που προωθούνταν από τις αλυσίδες φαρμακείων συνέχισαν να αυξάνονται, πράγμα το οποίο οδήγησε σε μια απρόβλεπτη ποσότητα πωλήσεων που ήταν πολύ μεγαλύτερη από τη φυσιολογική, για την οποία γινόταν παραγγελία από τα μέσα του μήνα. Επιπλέον, οι παραγγελίες εξαγωγών που θα έπρεπε να έχουν ολοκληρωθεί σύμφωνα με το πρόγραμμα, συνέχισαν να αυξάνονται, "μπερδεύοντας" τις στατιστικές μας προβλέψεις».
Η εταιρεία σύγκρινε διαφορετικές λύσεις λογισμικού για το σχεδιασμό και τη διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας, ζυγίζοντας τα πλεονεκτήματα της χρήσης πελατειακού λογισμικού και του προτύπου λογισμικού wayRTS της Wassermann AG. Σύμφωνα με τον κ. Hugger, αυτό που εντυπωσίασε την Orthomol ήταν, εκτός από την άψογη λειτουργικότητα του wayRTS, η δυνατότητα λειτουργίας του με πραγματικά δεδομένα.

Εφαρμογή
Σε συνεργασία με τους συμβούλους της Wasserman, σχεδιάστηκε η λύση ΙΤ, αποσαφηνίστηκε η ενοποίηση των δεδομένων μεταξύ του Rick ERP και του wayRTS και έλαβε χώρα το πρώτο εκπαιδευτικό πρόγραμμα χρήσης. Έτσι ξεκίνησε η εφαρμογή του wayRTS. Ένα λεπτομερές προσχέδιο του προγραμματισμού του διασυνδετικού στοιχείου αναπτύχθηκε σε εργαστήρια και βελτιστοποιήθηκε μετά την πραγματοποίηση του τεστ. «Προγραμματίσαμε τη διασύνδεση μεταξύ του wayRTS και του Rick ERP μόνοι μας, έτσι ώστε στο μέλλον να μπορούμε επίσης να κάνουμε εμείς ρυθμίσεις ταχύτερα σε περίπτωση αλλαγών στη διάρθρωση της εφοδιαστικής αλυσίδας», εξηγεί ο κ. Hugger. Η παράλληλη λειτουργία ξεκίνησε τον Δεκέμβριο του 2007, ενώ ο σχεδιασμός λειτουργίας συνεχίστηκε όπως και πριν. Το wayRTS προσέφερε μια ολοκληρωμένη απεικόνιση της διαδικασίας παραγγελίας αλλά και tips για τη βελτιστοποίηση του υπάρχοντος σχεδιασμού παραγωγής με τον συμβατικό τρόπο.
Η ανταπόκριση ήταν θετική, καθώς η τεχνολογική σύνδεση λειτούργησε άψογα και η εφαρμογή του νέου λογισμικού εργαλείου εντυπωσίασε τους χρήστες. «Στην αρχή, οι υπεύθυνοι σχεδιασμού αντιμετώπισαν το λογισμικό με σκεπτικισμό, καθώς φοβούνταν, και δικαιολογημένα, την έλλειψη ελέγχου», θυμάται ο κ. Hugger. Και συνεχίζει: «Αλλά η αυστηρή προσέγγιση που πραγματοποιείτο στον καθημερινό σχεδιασμό, που με τη σειρά της βελτίωνε τα παρακείμενα πεδία εργασίας, μας εντυπωσίασε». Συνεπώς, η Orthomol είχε τη δυνατότητα να εφαρμόσει πλήρως το νέο σύστημα στις αρχές του Ιανουαρίου του 2008.

Ορατότητα και αξιοπιστία στο σχεδιασμό
Ο κ. Hugger περιγράφει τις εμπειρίες του από τη ζωντανή λειτουργία του wayRTS, η οποία διήρκεσε αρκετούς μήνες, καθώς και τα αποτελέσματα της βελτιστοποίησης της εφοδιαστικής αλυσίδας ως εξής: «Πριν, η διαδικασία σχεδιασμού διαρκούσε συνήθως μία ημέρα. Με το wayRTS διευθετήθηκε στα δύο λεπτά. Η ταχύτητα μέσω της οποίας επιτεύχθηκε η ορατότητα για όλες τις διαδικασίες ήταν εντυπωσιακή όταν άρχισε το λογισμικό να εφαρμόζεται "ζωντανά" και όταν από το χάος περάσαμε στο wayRTS».
Παράλληλα, επιτεύχθηκε ο πιο σημαντικός στόχος: η αύξηση της αξιοπιστίας στο σχεδιασμό. Η διασύνδεση προσφέρει αξιοπιστία κατά την ενημέρωση των κύριων δεδομένων. Χάρη σε συνεχείς δοκιμές, οι χρήστες ειδοποιούνται για τυχόν λάθη που πριν δεν αποκαλύπτονταν. Οι υπεύθυνοι σχεδιασμού της διαδικασίας ανταποκρίνονται γρηγορότερα στις αλλαγές, ενώ με τη χρήση προσομοιωμένων σεναρίων σε πραγματικό χρόνο, νέα βελτιωμένα σχέδια παραγωγής μπορούν να δημιουργηθούν ταχύτατα. Ο κ. Hugger εξηγεί πώς η απεικόνιση των διαδικασιών επηρεάζει την ποιότητα του σχεδιασμού χρησιμοποιώντας μια συγκεκριμένη περίπτωση: «Το wayRTS κάποια στιγμή δημιούργησε ένα σχέδιο παραγωγής με χαμηλό συντελεστή φορτίου. Γιατί αυτό που δεν διαχωρίστηκε ήταν ο υψηλός φόρτος χειρωνακτικής εργασίας στο επόμενο στάδιο της παραγωγής, δηλαδή στη συσκευασία. Ο ανασταλτικός παράγοντας μπόρεσε να ανιχνευθεί από το σύστημα και να προγραμματιστεί με τον βέλτιστο τρόπο».
Η Orthomol έχει τώρα επιπλέον σχέδια για την εφοδιαστική της αλυσίδα. Αυτά αφορούν στη βελτιστοποίηση της στρατηγικής μάρκετινγκ, συμπεριλαμβανομένων και των εργαλείων, και εν συνεχεία στη σύνδεση με το wayRTS, καθώς και στην επέκταση του σχεδιασμού με το wayRTS, ώστε να συμπεριληφθεί ο πολυεπίπεδος σχεδιασμός διαφημιστικής καμπάνιας. Χάρη στην εκτεταμένη λειτουργικότητα στο σχεδιασμό, που της προσέφερε η Wasserman, υποστηρίζει ο κ. Hugger, η Orthomol είναι τώρα καλά προετοιμασμένη να ανταποκριθεί στις μελλοντικές προκλήσεις.